В конце октября прошла конференция «BPM 2019. Процессы цифрового предприятия», темой которой стала реинкарнация управления бизнес-процессами в цифровых реалиях. Десять лет назад тематика BPM уже присутствовала среди конференций, организуемых издательством «Открытые системы», однако сейчас она приобретает новую актуальность.
Как подчеркнул Анатолий Белайчук, президент Ассоциации профессионалов управления бизнес-процессами, очередной всплеск интереса к BPM непосредственно связан с цифровой трансформацией, которую переживают компании. Скорость изменений, происходящих вокруг, выше способностей большинства организаций к адаптации. Концепция BPM, предложенная в 2003 году, в последние годы после некоторого затишья неожиданно «взлетела», стала вновь оправданной, а наработанный опыт снова стал востребованным практически в любых цифровых инициативах.
«ВРМ предстоит выйти из своего уютного мирка, где нет ничего кроме бизнес-процессов, и стать ядром платформы цифрового бизнеса», — заявил Белайчук. По его словам, BPM способна составить сильную пару со многими технологиями. Например, BPM и роботизация процессов (Robotic Process Automation, RPA) буквально созданы друг для друга: RPA без BPM – неоптимальный, усложненный, забетонированный процесс. Гораздо эффективнее, когда робот автоматизирует задачу, предусмотренную схемой процесса в BPM-системе.
Process Mining и BPM – тоже весьма актуальный тандем. Он появился как результат использования решений SAP с их специфическим выстраиванием бизнес-процессов, которые в системе жестко регламентированы, но по факту могут быть реализованы несколько по-другому. Process Mining выявляет фактическую схему процесса по аудиторскому следу в ERP и других системах.
Есть и масса других сочетаний BPM со смежными технологиями, способными дать синергетический эффект. По мнению Андрея Семичастнова, ведущего разработчика К2, использование дополняющих друг друга технологий является очень перспективным направлением. При желании прогрессивная компания может за счет такого симбиоза создать мощный информационный инструмент, причем не для только внутреннего употребления. Алексей Выскребенцев, руководитель отдела экспертизы решений компании «Форсайт», сравнил два подхода к автоматизации задач BPM: применение внешней самостоятельной платформы и использование встроенного BPM-функционала аналитической платформы для построения корпоративных приложений.
Люди и роботы
«RPA и BPM – две стороны одной медали: BPM задает правила, позволяющие стандартизировать и оптимизировать процессы, а RPA – технология, автоматизирующая их», — отметила Анна Невская, руководитель проектов роботизации Advanced Digital Technologies (Automation Anywhere). Современные инструменты RPA могут не только действовать, как человек, но и принимать решения как человек, и даже анализировать результаты, предлагая свои рекомендации. Следствием становится появление «цифровых сотрудников» – уже не просто ботов, а решений, способных обеспечить целостную цифровизацию задачи.
.jpg) |
| Анна Невская: «Современные инструменты RPA могут не только действовать как человек, но и принимать простейшие решения, и даже анализировать результаты» |
Как показывает практика, средний уровень автоматизации процессов в компаниях не превышает 20%. Остальные 80% задач решаются за счет большого количества сотрудников, именно этот объем работ должен стать объектом пристального внимания в ходе цифровой трансформации компаний. Вполне вероятно, что его можно сократить именно с помощью использования связки BPM и RPA.
«Мы не призываем полностью заменить людей на роботов – ключевые решения должны оставаться за сотрудниками. Однако задачи по добыче для людей информации и ее сортировке вполне можно доверить машине», — отметил Александр Бейдер, директор направления RPA компании TerraLink. Роботы решают проблемы там, где требуется ручная работа, сложные процессы и критически важно исключить ошибки.
«RPA – не та технология, которая полностью заменит людей, а наибольший прорыв в этой области произойдет, когда робот научится думать и принимать решения», — уверен Эльдар Файзуллин, руководитель Smart City Lab ДИТ Москвы. Smart City Lab отслеживает технологии, которые интересны к применению в городском управлении, тестирует их, проводит исследования и пилотные проекты.
Как показало недавнее исследование, посвященное использованию RPA московским бизнесом, инвестиции в роботизацию окупаются у 81% компаний. В качестве эффектов называются сокращение трудозатрат, повышение объема выполняемых работ и их качества, а также возможность круглосуточной работы. На данный момент одним из ключевых направлений роботизации является документооборот, так как там действительно большой объем рутины и велика вероятность ошибок. Любопытно, что при этом 44% компаний тестировали готовое решение, но в итоге разрабатывали собственное.
В аппарате ДИТ Москвы роботизирован контроль исполнения сроков поручений в системе электронного документооборота и формирование отчетности по просроченным поручениям. Ежедневно сотрудники тратили огромное время только на отслеживание сроков поручений – около 1,9 тыс. часов в год. Эффектом стало высвобождение времени сотрудников HR-служб примерно на 40%.
Опыт пионеров RPA
.jpg) |
| Вилена Фурьяка: «Пользователи не сразу увидели явные отличия RPA от обычной автоматизации» |
Наверное, уже не осталось руководителей, хотя бы не задумывавшихся о роботизации и исключении части людей из процессов. Неудивительно, что очень большой интерес вызвали выступления компаний, поделившихся опытом использования решений, еще не ставших на предприятиях массовыми. Так, в 2018 году на Магнитогорском металлургическом комбинате начали тестировать RPA на платформе UiPath.
Как призналась Вилена Фурьяка, менеджер по развитию бизнеса центра компетенций RPA и инноваций «ММК-Информсервис», на первых порах одной из сложностей стало то, что пользователи не видели явных отличий от «обычной» автоматизации. Однако спустя год ситуация изменилась, и команде удается популяризировать RPA не только внутри ММК, но и за его пределами.
Двумя первыми процессами, роботизированными на ММК, стал сбор цен на сырье, а также учет и оплата сырья. Второй из них продемонстрировал особую эффективность: это сложный и многошаговый процесс с участием многих бизнес-приложений, поэтому и эффект от него колоссален. Традиционно в нем было много ошибок из-за человеческого фактора. Сейчас ошибок нет вовсе, а участие человека заключается только в подписании документов на оплату.
В «Сибуре» за два года было внедрено девять роботов, в том числе в HR и закупочной деятельности. За счет этого удалось оптимизировать почти 4 тыс. человекочасов в месяц.
.jpg) |
| Хуан Карлос Гусев Гонсалес: «Что не решает технология RPA? Она не улучшает процессы и не берет на себя ответственность» |
«Что не решает технология RPA? Она не улучшает процессы и не берет на себя ответственность. Оптимизировать процессы придется человеку, равно как и отвечать за их результаты», — резюмировал Хуан Карлос Гусев Гонсалес, архитектор платформы управления бизнес-процессами «Сибура».
Как не надо внедрять BPM
Переход на процессный подход означает смену мировоззрения. Далеко не всегда она проходит быстро и безболезненно, а реальность часто оказывается далекой от ожиданий. Сергей Новиков, генеральный директор BPMteam, рассказал о ключевых ошибках и неприятностях, которые могут ожидать компанию в ходе BPM-проектов.
Первая и главная ошибка, способная загубить самое хорошее начинание, – отсутствие стадии выявления процесса. Надо вдумчиво подойти к выявлению процессов из «мутных информационных потоков», сопровождающих деятельность компании. Автоматизация «непроцесса» — один из самых надежных способов разочароваться в BPM.
Вторая ошибка – отсутствие задокументированного исходного процесса. В отсутствие исходной модели компания остается без базы для анализа. Приходится опираться на мнение менеджера, знающего потребности бизнеса, которое не всегда объективно.
Третья ошибка – анализ не тех показателей процессов. Он должен основываться на требованиях владельцев процессов. Если в течение предыдущих шагов проектная команда не узнала, что нужно «выгодоприобретателю», в конце проекта ее ждут сюрпризы. Еще одна частая ошибка – революция вместо эволюции. Дефекты процессов следует устранять по одному, итерационно.
Наконец, процессы должны поддерживаться в актуальном состоянии. Отсутствие такого контроля делает проект бессмысленным. Между тем, многим организациям не хватает ресурсов для поддержки внедренных решений.
