Системы документооборота долгое время были, возможно, самым консервативным элементом ИТ-систем предприятия. Однако, как показала конференция «СЭД и ECM Day 2019», проведенная компанией Tadviser, в этой сфере намечаются большие перемены, связанные со стремлением к импортозамещению, применением средств искусственного интеллекта и программных роботов.

Сфера документооборота скоро не будет прежней, полагает Геннадий Попов, генеральный директор WSS Consulting. На примере решения WSS Docs он рассказал, как выглядит ECM-система «завтрашнего дня».

Сейчас ECM-решения, по его словам, обычно лишь маршрутизируют документы, задачи и потоки работ между сотрудниками, которые и выполняют все необходимые действия. Соответственно, такие решения лишь автоматизируют имеющиеся процессы, что хорошо, но уже недостаточно.

В ECM-системах будущего многие операции станут выполнять не люди, а средства искусственного интеллекта. Например, если «сегодня» автоматизированное сканирование и распознавание сколько-нибудь эффективно лишь при работе с фиксированными формами документов, а остальные документы после сканирования и распознавания должны «дорабатывать» люди, то «завтра» WSS Docs IQ Text Recognition будет распознавать документы с помощью самообучающихся нейросетей, делая сотрудников ненужными в этих процессах.

Более того, на искусственный интеллект будут возложены и такие задачи, как смысловой анализ документов и сравнение их с корпоративными стандартами; передача в нужную инстанцию и т. д. Вплоть до самостоятельного создания официальных документов и конструирования бизнес-процессов.

Будут и другие новшества, например — голосовое управление документами с мобильных устройств, которое позволит не выпадать из процесса работы руководству, находящемуся вне офиса.

О применении искусственного интеллекта говорили и другие представители компаний-разработчиков (ЭОС, ЭЛАР), так что они, похоже, будет следующим непременным атрибутом систем документооборота.

Галина Майорова, руководитель отдела продаж Syntellect, среди новых запросов рынка отметила, в частности, необходимость обеспечения юридически значимого документооборота, создание архивов клиентских досье и архивов неструктурированных документов, систем инженерно-технического документооборота. А также поддержку Linux-серверов, свободных СУБД и Postgres Pro — в рамках курса на импортозамещение.

Про импортозамещение говорил и product owner системы «Тезис» Илья Зайчиков (компания Haulmont) — как о частном случае кросс-платформенности, к которой тяготеют нынешние решения и которую обеспечивают поддержка Linux, PosgreSQL, наличие полнофункциональных веб-клиентов и мобильной версии.

Но все-таки искусственный интеллект — это пока «завтра». Представители заказчиков, рассказывая о своих проектах, концентрировались на проблемах более традиционных. Исключение составил представитель «ОДК-Авиадвигатель» Дан Олейников, начальник бригады поддержки информационных систем документооборота. В этой компании провели пилотный проект, в ходе которого искусственному интеллекту «доверили» занесение входящих документов, их классификацию и создание регистрационно-контрольных карточек.

Результат эксперимента — вид входящего письма правильно определялся в 90% случаев. Данные из него извлекались с переменным успехом, хуже всего — номер документа (правильно определялся в 68%), лучше всего — адресат (92%). Результат не вполне блестящий, но в ОДК планируют развивать использование искусственного интеллекта, доверив ему формирование проектов резолюций по входящим документам, экспертизу договоров и даже создание поручений из текста вводимых в него приказов, протоколов и планов.

Еще одна тема, абсолютно не затронутая в докладах, но вызвавшая большой резонанс в процессе дискуссии, завершавшей конференцию, — RPA (Robotic Process Automation). Программные роботы, безошибочно выполняющие вместо людей простые, формализованные процедуры — это уже вполне «сегодня» систем автоматизации. Познакомиться с технологиями и примерами их внедрения можно на конференции «Роботизация бизнес-процессов 2019», которую «Открытые системы» проведут 23 апреля.

Компания «Электронная Москва» — ведущий поставщик комплексных ИТ-решений специализируется на реализации инфокоммуникационных проектов с предоставлением инфраструктуры и сервисов на базе собственной сети надежных центров обработки данных, обеспечивающих максимально эффективную работу с ресурсоемкими приложениями. В дата-центрах компании размещены и обслуживаются более 200 высоконагруженных социально значимых информационных систем, в том числе система электронного документооборота Правительства Москвы.

В единой системе электронного документооборота, внедренной «Электронной Москвой» в 2011 году, реализованы все основные бизнес-процессы в области делопроизводства, организационно-распорядительного и управленческого документооборота. Система предназначена для организации движения электронных документов с момента их создания до завершения их исполнения. Особое внимание уделяется безопасности и надежности. С момента запуска проекта число пользователей и количество обрабатываемых документов постоянно растет. В настоящий момент в системе находится более 27 млн документов (более 140 млн файлов), работает 60 тысяч активных пользователей, которые формируют более 24 тысяч ежедневных подключений. Динамичный рост количества пользователей системы и обрабатываемых запросов потребовал изменений изначальных конфигураций и преобразования хранилища неструктурированной информации.

Для этого был внедрен продуктивный комплекс систем хранения данных среднего уровня и кластера из файловых шлюзов Hitachi NAS 4060. Переход на модернизированную систему хранения информации и введение нового ПО полностью преобразовали информационную архитектуру проекта и позволили расширить объемы обработки данных, упростить и ускорить работу системы, а также решить проблему резервного копирования.

«ОБЛАКА» МОСКВЫ

Функционирование проектов «Электронной Москвы» основано на использовании облачных систем, которые обеспечивают централизацию данных, используемых сервисами, их сохранность и доступность с любых электронных устройств из любой точки земного шара. «Облака» также гарантируют безопасность обработки и хранения данных.

В процессе работы проекта стало очевидным, что технологии, используемые «Электронной Москвой» требуют модернизации. В частности, при запуске системы электронного документооборота (СЭД) изначально использовались серверы стандартной архитектуры x86 и операционной системы Linux. На их основе создавались NFS-узлы хранения. Со временем объем неструктурированных данных СЭД вырос настолько, что старые технологические решения уже не могли с ним справляться. Для этой задачи «Электронная Москва» выбрала решение Hitachi Data Systems (HDS), отвечающее реальным потребностям.

НОВЫЕ РЕШЕНИЯ

Специалисты HDS, проанализировав профиль работы с данными в системе электронного документооборота, предложили компании аппаратно-программный комплекс по обеспечению файлового доступа по протоколу NFS. Этот подход предоставил возможность наращивать объем хранимых данных до 150 ТБ, при этом поддерживая работу с десятками миллионов файлов.

Данный программно-аппаратный комплекс состоит из блочной части в виде дискового массива Hitachi среднего уровня и файловых шлюзов Hitachi NAS 4060, кластеризованных для отказоустойчивости. Особое внимание уделяется скорости работы с большими данными по протоколу NFS: для ее увеличения ичпользуются уникальные технологии организации файлового доступа, такие, как Tiered File System. Они позволяют отделить метаданные от файлов и разместить их на производительном уровне хранения информации, организованном на флэш-накопителях Hitachi Flash Module Drive.

УСПЕШНАЯ МОДЕРНИЗАЦИЯ

Аппаратное ускорение NFS-доступа, новейшие технологии защиты данных путем создания снэпшотов, доступность комплекса хранения – эти и другие решения обеспечили полное обновление технологической архитектуры проекта. До перехода на обновленную ИТ-инфраструктуру объем хранимых данных «Электронной Москвы» составлял примерно 50 миллионов файлов – сегодня их количество выросло втрое. Помимо решения задачи хранения большого количества файлов и их резервного копирования, HDS удалось упростить и ускорить управление каталогами файлов. После внедрения технологии Hitachi NAS среднее время листинга файлов в плоских каталогах, содержащих огромные объемы информации, сократилось в 9 раз: с 36 до 4 часов.

Также, при переходе на новый комплекс хранения файловых данных, упростились процедуры добавления дискового пространства в систему: многие процедуры стали автоматизированными, а выравнивание нагрузки по всему пространству происходит автоматически. Кроме того, было установлено программное обеспечение комплексного мониторинга нагрузки на систему. Теперь с его помощью разработчики прикладного ПО могут точнее анализировать влияние новых версий программного обеспечения на аппаратную часть комплекса хранения документов. Следовательно, обновленные версии ПО не будут нарушать эффективность работы пользователей СЭД.

Отдельная работа была проведена и над системой резервного копирования. В старой архитектуре оно осложнялось из-за плоской структуры хранения документов, не способной обрабатывать столь большие объемы информации. С помощью технологий Tiered File Systems удалось снизить время листинга файловой структуры, а, следовательно, наладить регулярное резервное копирование всех файлов системы.

В итоге, решения HDS дали «Электронной Москве» значительные преимущества в управлении всей информационной инфраструктурой проекта.

Все, даже самые передовые и сложные корпоративные технологии рано или поздно становятся «общепонятными» и будничными. И верный признак наступления этого момента — когда при их продвижении начинают использоваться способы, заимствованные у «массового» рынка.

Похоже, такая судьба постигла и системы документооборота. На очередной, уже 21-й по счету выставке-конференции проекта Docflow преимущества системы электронного документооборота известной компании рекламировали девушки, одетые в нарисованные на голом теле маечки, чего старожилы выставки не упомнят.

Впрочем, руководитель Docflow Анна Щепилова заявила, что устроители мероприятия уже в прошлом году, чувствуя исчерпанность темы, постарались расширить его тематику. А в этом и вовсе сделали решительный шаг, переименовав Docflow в DigEn Forum, что, как явствует из названия, должно было подчеркнуть ориентированность на цифровое предприятие (Digital Enterprise).

Практически же большая часть программы и вся выставка были посвящены традиционной тематике, да и аудитория, судя по интересу к представляемым решениям, тоже в большинстве своем осталась прежней. Впрочем, дискуссия пленарной части, на которой пытались выяснить, что такое «цифровое предприятие», каковы его перспективы и чем оно отличается от предприятия просто «оцифрованного», какие преимущества дает «цифровая трансформация», также собрала полный зал.

Эксперты из аналитических и консалтинговых структур (IDC, Deloitte, Ernst&Young) и ИТ-компаний (IBS, «АйТи», Abbyy) рисовали впечатляющие перспективы. Миллиарды подключенных устройств, «более ста тысяч миллиардов долларов экономического эффекта» от цифровой трансформации в ближайшие десять лет, необходимость коренной перестройки бизнес-процессов, причем незамедлительная, — все это не может не впечатлять. Правда, такие же радужные перспективы рисовались в конце 1990-х — начале 2000-х во времена интернет-революции, которая чуть позже обернулась «пузырем доткомов».

Напомнил о «нулевых» — а точнее, о «Проблеме 2000» — и Ринат Гимранов, начальник управления ИТ «Сургутнефтегаза», единственный «представитель заказчика», принимавший участие в дискуссии. По его мнению, решение этой «проблемы» тоже сопровождалось изрядным ажиотажем, совершенно излишним для преодоления технических, в общем-то, трудностей. Что до «дигитализации», то ею Гимранов занимается в своей компании с 1989 года.

В пылу обсуждения перспектив не сразу стало очевидным, что под «цифровым предприятием» каждый из участников дискуссии понимает что-то свое. Более или менее четкое определение дал лишь Андрей Омельченко, член Экспертного совета при правительстве Российской Федерации, в его трактовке «цифровизация предприятия» — это создание новых продуктов и бизнес-процессов, которые не могут существовать без цифрового формата, а «оцифровка бизнеса» — всего лишь улучшение уже имеющихся процессов.

Противопоставление не вполне очевидное: рано или поздно улучшаемый, например с помощью информационных технологий, процесс становится принципиально иным и без ИТ уже просто не функционирует.

Что до предприятий, сразу зародившихся в цифровом виде, то по уже сложившейся традиции упоминалась компания Uber, славная не только невероятной капитализацией, но и размерами убытков, как выяснилось — под миллиард долларов за первую половину прошлого года.

Щепилова признает наличие нерешенных вопросов и с определением предмета конференции, и с программой, и с тем, что аудитория мероприятия должна будет кардинально поменяться — на DigEn необходимо привлечь топ-менеджмент, причем не только в сфере информатизации. Помочь в их решении должен будет экспертный совет, к созданию которого в Docflow собираются приступить в ближайшем времени.

21 апреля компания «1С» провела конференцию «День управления документами и процессами», посвященную решению «1С:Документооборот». Конференция собрала около 250 слушателей из более чем сотни организаций, преимущественно нынешних или потенциальных пользователей программы, и стала первым крупным мероприятием по этому продукту, предыдущие носили более камерный характер.

На текущий момент «1С:Документооборот» приобрели около 5 тыс. организаций из России, Белоруссии, Украины, Казахстана и ряда других стран, крупнейшее внедрение — на 6 тыс. рабочих мест. Однако Борис Нуралиев, директор «1С», считает, что продукт недостаточно известен: далеко не все пользователи других решений компании знают о его существовании, возможностях, особенностях и о важнейшем преимуществе «1С:Документооборота» — о том, что он поставляется вместе с методологией внедрения.

Как можно понять из названия конференции, возможности «1С:Документооборота» весьма широки — система позволяет управлять не только документами организации, но и многими процессами в ней, в частности ходом проектов. Представлявший систему Александр Безбородов, руководитель разработки программ документооборота, особое внимание уделил «контрольно-ревизионным» функциям программы и ее возможностям по автоматизации процессов («все, что можно, программа делает сама»), уменьшающим вероятность возникновения ошибок.

Так, «1С:Документооборот» не только помогает заполнять формы и «помнит», на ком «завис» тот или иной конкретный документ, но и позволяет отслеживать ход процессов, показывая, документы какого типа или созданные каким сотрудником согласуются дольше всего, кто задерживает согласование или исполнение документов, какие документы лежат в системе без движения и т. д. Получив эту информацию, руководство предприятия может принять соответствующие меры — к отдельным исполнителям или к процессу движения документов в целом.

Отдельно Безбородов отметил коммуникационные возможности системы — встроенную почту, позволяющую обмениваться документами без вывода их за пределы «1С:Документооборота», и форум, на котором в закрытом от посторонних режиме можно обсудить насущные проблемы.

Программа тесно интегрирована со всеми остальными деловыми решениями «1С», а ее  "двуязычие» позволяет работать в одной базе на русском и английском языках.

Для желающих внедрить «1С:Документооборот» создан ряд пособий и проводится двухдневный учебный курс «Подготовка к автоматизации документооборота». И, разумеется, в «1С» готовы предоставить соответствующие услуги по консалтингу тем, кому кратких курсов и книжной премудрости будет недостаточно.

В мае должна появиться новая редакция программы «1С:Документооборот» — 2.1 на платформе 8.3.8. В ней, как обещается, будет усовершенствован весь функционал системы и появится ряд новых возможностей, в частности управление проектами по контрольным точкам, развивающее возможности системы в области организации и контроля исполнения рабочих процессов.

Эти решения стали такими же привычными, как системы электронного документооборота, а новизну в программу привнесли Большие Данные, бизнес-аналитика, совместная работа и распознавание данных, мобильность и облака.

Вендоры представляли самые свежие продукты из своего ассортимента, такие как, например, облачное решение для автоматизации документооборота в средних компаниях DirectumRX и система «1С:Документооборот 2.0» с интерфейсом «Такси». Всего доклады на Docflow представили 19 организаций, в том числе компания «Ферреро Россия», сумевшая перейти на новую платформу без остановки согласования документов, Евразийский банк, где переход на новую СЭД в 16 филиалах занял всего четыре дня, и «Такеда», серьезно инвестирующая в кастомизацию WSS Docs. Один из наиболее масштабных и эффектных проектов реализован в холдинге «Комплексные энергетические системы», там консолидировали поддержку и разработку, заменив единой системой порядка 20 решений. При этом стоимость внедрения единой системы оказалась сопоставима с затратами только на поддержку одной из прежних СЭД.

Места хватит всем

Основная особенность российского рынка СЭД/ECM – использование самых различных подходов и технологий – от бумажного делопроизводства до современных методов управления контентом, в том числе мобильных и облачных решений, отметила в своем обзорном докладе Наталья Храмцовская, эксперт компании ЭОС по управлению документацией. Такая многоукладность означает, что на рынке по-прежнему существуют ниши для продуктов разного класса. Одни компании только осваивают простенькие системы, а другие уже ставят перед собой задачу интеграции созданного ПО.

Но большинство внедренных СЭД ориентированы на «конвейерное производство» бумажных и подобных им организационно-распорядительных документов и не рассчитаны на потребности сегодняшнего дня — применение в качестве корпоративных хранилищ информации и документов. В них нет развитых инструментов структуризации, поиска и бизнес-аналитики, не предусмотрено отслеживание сроков хранения, проведение экспертизы ценности, уничтожение документов и передача на архивное хранение. Между тем именно эти возможности все чаще и чаще необходимы пользователям.

Меняются не только технологии – законодательство переписывается каждый квартал, оставаясь при этом достаточно «дырявым». А потому в ряде случаев, например при разработке ПО для длительного хранения документов, разработчикам и заказчикам приходится действовать на свой страх и риск, отметила Храмцовская.

Выступления на Docflow подтверждают: организации, в том числе государственные, постепенно уходят от традиционной российской системы документооборота и обмена неструктурированными электронными документами, переходя к коллективному использованию баз данных и обмену структурированными документами. При этом центр тяжести автоматизации смещается с организационно-распорядительной документации на поддержку основной деятельности – от бухгалтерской «первички» до научно-технической документации. К примеру, ФНС фактически отказалась от прежней системы и перешла на технологии массовой обработки документов от ABBYY, уменьшив потребность в персонале, занятом в этом бизнес-процессе, в десять раз.

Кризис ECM не помеха

Кризисные явления не подрывают интерес к СЭД/ECM и даже способны стимулировать его, поскольку сотрудники стоят дороже, чем оборудование и ПО, полагает Храмцовская. Сокращение персонала и одновременное увеличение объемов работы заставляют организации, включая государственные, автоматизировать свои рутинные процессы.

Быстро возрастает роль хранилищ электронных документов, а также инструментов, обеспечивающих их сохранность и эффективное использование, в том числе бизнес-аналитики и Больших Данных. Причем для управления большими объемами информации нужны новые инструменты и масштабируемые решения. Надежды на то, что единым хранилищем электронных документов сможет стать корпоративная система ECM, не оправдались. Большая часть документов создается и хранится в специализированных системах (учетных, почтовых, мгновенных сообщений). Попытки заставить сотрудников перебрасывать в документные системы всю документированную информацию влекут за собой большие затраты, которые не всегда окупаются, даже под угрозой увольнения сотрудники не делают того, в чем не видят практического смысла. По мнению Храмцовской, концепция централизованного управления документами с использованием одной системы не оправдала ожиданий, и СЭД/ECM нового поколения должны будут стать для пользователя интерфейсом ко всем информационным ресурсам, необходимым в принятии управленческих решений: государственным реестрам и регистрам, электронным архивам, социальным сетям и сайтам.

Вопрос об интероперабельности решений различных производителей при оперативном обмене документами или переносе базы в новую систему сегодня перешел в практическую плоскость: интероперабельности требуют клиенты, так что поставщикам предстоит вплотную заняться стандартизацией СЭД/ECM.

Курс на импортозамещение значительно облегчил российским разработчикам конкуренцию с иностранными поставщиками, дал определенное преимущество отечественным производителям и собственникам инфраструктуры, а также повысил интерес к вопросам информационной безопасности, в частности к защите персональных данных.

Рискованное счастье

Наряду с ростом интереса к современным решениям Храмцовская отметила еще одну немаловажную тенденцию, несущую риск участникам рынка СЭД/ECM. Активный переход государства и бизнеса на электронные технологии бросил «в объятия» поставщиков ПО массу новых пользователей, которым нужны недорогие решения, автоматизирующие привычную им технологию работы с документами. В результате компании-лидеры становятся заложниками собственного успеха: они тратят много сил на обслуживание «экосистемы», сложившейся вокруг старых решений, но уделяют недостаточно внимания созданию и продвижению инновационных продуктов. В условиях стремительных технологических, организационных и правовых перемен такое поведение чревато отставанием.

Через пять-семь лет технологии, законодательство и деловые процессы настолько изменятся, что большинство ныне продаваемых решений превратятся в лучшем случае в продукты для начинающих, уверена Храмцовская. Преимущество получат те разработчики, которые уже сегодня займутся формированием облика ПО завтрашнего дня. «Нам придется решать проблему долговременного хранения, никуда не денемся», – констатировала она.

Масштабы использования облаков, вероятнее всего, будут расти относительно спокойно, а мобильные технологии переориентируются с руководителей на поддержку деятельности основной массы сотрудников. В среднесрочной перспективе можно ожидать появления обязательных требований к электронным документам и системам, где они хранятся. Поставщикам придется разработать новые продукты либо существенно переработать старые, а часть ныне широко используемых систем уйдет с рынка, прогнозирует Храмцовская.

Корпоративное направление дает ABBYY 60% российского оборота и 80% — зарубежного. В 2014 году бизнес в этой области вырос на 19% (в рублевом выражении). Приблизительно по 25% приходится на госсектор и финансовые учреждения, остальные доходы примерно в равных долях обеспечивают энергетика, нефтегазовый сектор, промышленность, образование, страхование и телекоммуникационные компании.

Одно из «ударных» направлений деятельности ABBYY — потоковый ввод данных в системы корпоративного управления документооборотом; как отмечают аналитики IDC, по результатам 2013 года компании принадлежит здесь около 60% российского рынка. Применение этих систем, утверждает Дмитрий Шушкин, директор по корпоративным проектам ABBYY Россия, экономически выгодно для организаций, у которых хотя бы три сотрудника заняты ручным вводом данных. Показательно, что у такого рода проектов очень короткий срок окупаемости — от трех месяцев, поскольку скорость ввода данных растет от трех до десяти раз, количество ошибок уменьшается в такой же пропорции, а суммарные затраты на обработку информации падают вдвое.

При этом все чаще корпоративному сектору приходится иметь дело с неструктурированными данными, объем которых растет лавинообразно (90% накопленной в мире информации, как полагают в IDC, получено за последние два года), и в обозримом будущем эта тенденция будет только усиливаться: если сейчас в мире существует около 5 тыс. экзабайт данных, то к 2020 году ожидается более 35 тыс. экзабайт, из которых 80%, как и сейчас, будут неструктурированными.

Для работы с ними в ABBYY предлагают свою технологию «понимания и анализа текстов на естественных языках», получившую название Compreno. Как отметил Максим Михайлов, директор департамента ABBYY Compreno, новая разработка компании, в отличие от систем, основанных на статистике и правилах, выполняет полный семантико-синтаксический анализ текста, создает его семантическое представление, извлекает из него «сущности, события и связи между ними». В частности, технология способна определять по контексту смысл многозначных слов, восстанавливать пропущенные слова, определять связи между объектом, выраженным существительным, и заменяющим его местоимением и т. д.

На базе Compreno в данный момент реализовано три решения в виде комплектов разработчика: Intelligent Search SDK, InfoExtractor SDK и Smart Classifier SDK, два последних компания представила в середине марта на конференции AIIM в США. В дальнейшем, как полагает Михайлов, технология будет «все более отчуждаема» и ее можно будет оформить в коробочный продукт.

Сейчас ABBYY Compreno существует в русской и английской версиях (правда, двуязычные тексты она пока обрабатывать не в состоянии). За год, прошедший с анонса Intelligent Search SDK, компания начала 15 проектов по внедрению Compreno, из них пять — в США, остальные — в России, где ведутся работы в Госдуме, «КЭС Холдинге» и ряде других организаций. В компании надеются, что рост корпоративного направления за счет проектов с использованием Compreno составит 20-30% уже в ближайшие годы.