Несмотря на практически повсеместный перевод информации в электронную форму, бизнес, как и раньше, сохраняет приверженность печати на бумаге, начиная от рекламных материалов и заканчивая финансовыми документами и отчетами. Многие компании по-прежнему предоставляют клиентам деловую информацию, требующую получения твердых, распечатанных копий доверенностей, финансовых ведомостей и т. п.
Организации, входящие в список Fortune 1000, ежегодно тратят на печать 100 млн долл. Из-за отсутствия централизованного контроля и ответственности за управление печатью большая часть этих денег расходуется нерационально. А некоторые предприятия испытывают трудности с оценкой общей стоимости печати.
«Печать распределяется между различными бизнес-подразделениями – отделами маркетинга, закупок, снабжения и ИТ-службой, – отметила Лайза Мит, консультант аутсорсинговой компании Alsbridge по управлению, – В большинстве случаев общая картина перспектив по улучшению и сокращению затрат отсутствует. В организации попросту нет никакого представления о том, с чего начинать и как добиться выгодного бизнесу результата».
Предприятия сферы финансовых услуг и страховой отрасли, к примеру, традиционно имеют дело с большим числом бумажных документов. Многие продолжают инвестировать средства во внутренние ресурсы печати, которые зачастую оказываются неэффективными и устаревшими. Сэкономить деньги позволила бы передача соответствующих операций на аутсорсинг, но сложность этого процесса удерживает компании от такого шага.
Помочь в решении проблемы способен стратегический подход к выбору ответственных за выполнение операций корпоративной печати. И ИТ-директор идеально подходит на то, чтобы возглавить усилия по сокращению расходов в этой области.
«У ИТ-директора появляется шанс не только сократить расходы, но и инициировать на предприятии стратегические преобразования, в том числе заложить фундамент для перехода к электронному взаимодействию, – указала Мит. – С учетом целостного представления бизнес-систем перед ИТ-директором открывается уникальная возможность унифицировать работу различных бизнес-подразделений и добиться сокращения расходов, связанных с печатью».
Улучшение операций печати помогает создать условия для увеличения доли информации, представленной в электронном виде, и определить, что следует печатать, а что нет. Руководители ИТ-служб могли бы возглавить трехэтапный процесс оценки и рационализации деятельности корпоративных служб печати.
1. Оценка существующих операций печати
Прежде всего организации должны проанализировать всю среду печати и детально разобраться с тем, где, что, почему и как печатается. «Исходя из этого организация формулирует свои долгосрочные цели и вырабатывает стратегию, которая может предусматривать повышение эффективности процессов, оптимизацию, консолидацию поставщиков и другие способы реализации этой стратегии», – отметила Мит.
2. Переход на аутсорсинг там, где это целесообразно
На следующем этапе руководителям ИТ-служб предстоит интегрировать поставщиков услуг печати в свои процессы доставки ИТ-услуг и обеспечить соблюдение дисциплины управления проектами. Многие компании, особенно в отраслях, требующих интенсивной печати, продолжают инвестировать в технологии, считающиеся уже устаревшими. «Сложность переключения существующих операций на поставщика услуг может оказаться серьезным барьером, – подчеркнула Мит. – Чтобы преодолеть его, потребуется процессная дисциплина, предусматривающая определение ключевых промежуточных этапов и контроль за выполнением проекта. Интеграция поставщиков услуг печати в процессы доставки ИТ-услуг должна ликвидировать оставшиеся изолированные островки печатных операций».
3. Оптимизация внутренних процессов
Здесь ИТ-директору следует сосредоточиться на повышении согласованности, скорости и устойчивости выпуска печатной продукции, а также на непрерывном улучшении и ускорении документооборота с сокращением циклов печати. Оптимизация предусматривает рационализацию процессов и внедрение соответствующих решений автоматизации. Потребуется также консолидация и рационализация центров печати.
На этом этапе меняются процессы, которые складывались годами и привели в конечном итоге к возникновению узких мест при организации печати. «Оптимизация процессов обеспечивает сокращение числа операций при выполнении задания на 40% и повышение производительности на 20-30%, – заявила Мит. – В результате уменьшается себестоимость выполнения задания, улучшаются процедуры, совершенствуется документооборот и повышается эффективность».
Все эти шаги позволяют сэкономить от 30 до 50% средств и исключить серьезные капитальные затраты, не имеющие отношения к основному бизнесу. Некоторые руководители ИТ-служб формируют зоны успешности для консолидации операций и устранения ненужной печати. Это позволяет предприятиям лучше использовать передовой отраслевой опыт для организации печати и проведения цифровых преобразований.
ИТ-служба тоже получает существенные преимущества. «С точки зрения ИТ-директора, выгода заключается в ориентации на внутренние инновации, а не на управление печатью и связанными с нею процессами, которые не имеют отношения к основному бизнесу, – указала Мит. – На предприятиях среднего звена примерно половина обращений в службу технической поддержки касается печати. Таким образом, снижается нагрузка на персонал этой службы, и он освобождается для решения более ценных для организации, стратегических задач».
