Группа «Мечел» внедрила систему электронного документооборота на базе IBM Lotus Notes. Система обеспечивает работу 3 тыс. пользователей на 20 предприятиях холдинга.
Темпы развития, масштабы и территориальная распределенность компании диктуют высокие требования к процессам делопроизводства. Чтобы повысить их управляемость и безопасность, было принято решение перейти от бумажного документооборота к электронному. В качестве платформы для автоматизации в ходе открытого конкурса было выбрано решение компании «Астерос Консалтинг» Averta Workflow на базе IBM Lotus Notes. Его преимуществом стала возможность адаптировать процессы при помощи созданных инструментов, с минимальным программированием.
Тем не менее, типовой функционал внедряемой системы пришлось существенно доработать – в частности, было расширено применение электронной цифровой подписи. С ее помощью не только заверяются документы, но и производятся абсолютно все изменения, совершаемые пользователями. Таким образом, обеспечивается дополнительная защита от несанкционированных действий. В ходе проекта консультанты создали уникальный функционал – динамическую ролевую модель, аналогов которой в СЭД пока не существует.
Главным результатом стала абсолютная прозрачность и контролируемость документооборота, обеспечивающая эффективную работу с информацией. Кроме того, внедрение СЭД позволило существенно сократить сроки согласования документов, повысить сохранность данных, упростить поиск информации и доступ к архивам.