Довольно продолжительное время в развитии систем электронного документооборота не происходило ничего существенного — их задачи постепенно расширялись, привычную аббревиатуру СЭД теснила ECM (Enterprise Content Management — «управление контентом предприятия»).
С ростом общего уровня цифровизации встал вопрос о необходимости обеспечить юридическую значимость электронного документооборота не только внутри компании, но и при работе с контрагентами и государством. А успехи в области технологий искусственного интеллекта дали возможность сделать системы ECM более «умными» и расширить круг решаемых ими задач.
Искусственный интеллект и юридический значимый документооборот стали основными темами конференции «Открытые дни Directum». Как отметил Артем Пермяков, директор Directum по перспективному развитию, предприятия стремятся перевести все возможные формы взаимодействия (внутри компании, между компаниями и с контрагентами) в электронный вид. Для этого необходимо, чтобы платформа документооборота обеспечивала юридическую значимость документов, была удобна, омниканальна, интеллектуальна, в автоматическом режиме производя с контентом рутинные операции, разгружая тем самым пользователей.
По словам Пермякова, такой системой и является Directum Ario. Она способна извлекать из поступающих документов текст, а из текста — важные данные, классифицировать и их, и сами документы.
Ario корректно классифицирует 95% документов (как структурированных, так и неструктурированных), реквизиты извлекаются корректно в 85% и 80% случаев соответственно. Едва ли не самую большую проблему представляют номера документов, которые по-прежнему пишутся от руки.
Интеллектуальная система ECM способна взять на себя и часть управленческих функций. Классифицировав документ, она назначит ответственного за работу с ним и в зависимости от характера документа подготовит проект ответа на него.
Работая с первичными документами, система проследит за комплектностью (к накладной должна прилагаться счет-фактура, к авансовому отчету о командировке — билеты, документы из гостиницы и т. п., причем на ту же фамилию, на которую выписан аванс). В договорах она проверит реквизиты, наличие и правильность необходимых сопровождающих документов (реквизитов сторон, доверенностей и. пр.), выявит риски штрафных санкций и даже налоговые риски. В кадровой службе система проанализирует, соответствует ли резюме требованиям, предъявляемым к «модели идеального сотрудника» (если в организации таковая создана), а анализируя деловую переписку, сможет даже предсказать, насколько велика вероятность ухода сотрудника, и тем помочь предотвратить выгорание или увольнение ценного специалиста.
Еще одна отличительная черта «умной системы ECM» — «умный поиск». В идеале благодаря этой функции обнаруживаются запрошенные сведения не только в ECM, но и в других информационных системах организации.
Также важный вопрос для систем ECM нового поколения — работа с юридически значимыми электронными документами. Практика признания таких документов государством уже есть, ряд документов (например, трудовые книжки) станут преимущественно электронными уже в 2021 году. Но предприятию, чтобы уйти от «бумаги», необходимо решить вопрос с цифровыми подписями.
Усиленная квалифицированная электронная подпись надежна, но дорога и трудозатратна — необходимо взаимодействие с удостоверяющим центром. Усиленная неквалифицированная — бесплатна, трудозатратна (необходим удостоверящий центр, свой или внешний) и требует согласования использования. Простая — дешева, необременительна в использовании, но наименее надежна. Идеальный вариант, как полагают в Directum, состоит в том, чтобы на стороне работодателя использовать усиленную квалифицированную подпись, на стороне работников — простую. Кроме того, надо организовать на предприятии «юридически значимую» систему хранения электронных документов.
