Российское государство постепенно становится электронным и разрешает гражданам и бизнесу общаться с ним и между собой с помощью современных технологий. Новые способы обмена электронными документами и их признание со стороны государственных ведомств позволяют значительно ускорить движение первичной документации.
Российское государство постепенно становится электронным и разрешает гражданам и бизнесу общаться с ним и между собой с помощью современных технологий. Новые способы обмена электронными документами и их признание со стороны государственных ведомств позволяют значительно ускорить движение первичной документации. Российские чиновники стремятся освоить новые технологии, которые позволят им оптимизировать расходы на организацию системы электронного документооборота (СЭД), однако на этом пути есть и подводные камни.
Спасибо, КЭП
Наиболее активным ведомством по части внедрения СЭД является Федеральная налоговая служба России, которая уже давно внедрила практику сдачи отчетности в электронной форме. Есть даже требование, что все компании с числом сотрудников не менее 50 человек обязаны сдавать отчетность только в электронном виде. В результате уже 75% компаний и 55% частных предпринимателей используют электронную форму взаимодествия с государством. Наталья Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», отмечает: «В данный момент большинство компаний уже никак не могут избежать юридически значимого электронного взаимодействия с государством – как минимум в части представления различных видов отчетности, участия в государственных закупках и т. п. Наши суды, особенно арбитражные, уже в течение ряда лет принимают в качестве доказательств широкий спектр электронных документов, да и сами охотно взаимодействуют со сторонами судебных разбирательств в электронном виде». Таким образом, электронное общение с государством уже прочно вошло в бизнес-практику.
А около года назад ФНС разрешила использовать электронную форму счета-фактуры, что позволяет компаниям передавать друг другу финансовые документы, которые в дальнейшем будут признаваться налоговой инспекцией. В результате, за год в качестве операторов СЭД было зарегистрировано 38 компаний, однако, по данным ФНС, около 97% трафика электронных документов генерируют шесть из них. Это СКБ «Контур», «Такском», «Тензор», «Корус Консалтинг», «Такснет» и «Электронный Экспресс». Всего же в системе обмена электронными счетами-фактурами зарегистрировано уже 105,5 тыс. компаний из 4 млн, имеющихся в стране. Их относительно небольшая численность объясняется тем, что, по оценкам экспертов, на переход с бумажного на электронный документооборот требуется от трех до восьми месяцев.
Для того чтобы компания могла войти в эту систему электронного делопроизводства, нужно соблюсти определенные правила. Как пояснил Владимир Чугунов, руководитель направления по работе с государственными заказчиками компании «Аладдин Р.Д.», понятие юридической силы документа закреплено в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Означает оно свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Документ, обладающий юридической силой, может быть использован как подлинное доказательство тех фактов, событий и действий, которые отражены в нем». Это свойство проверяется в суде и используется в качестве доказательства при рассмотрении различных дел.
Базовым инструментом для придания юридической силы электронному документу является электронная подпись, которая фиксирует содержание документа и его авторов. Принятый весной 2011 года ФЗ-63 «Об электронной подписи» легализовал применение ряда схем формирования электронных документов, имеющих юридическую силу. Для этого можно использовать и уже имеющийся инструмент «электронно-цифровой подписи», существующий с 2002 года, а в новом законе он заменен на «квалифицированную электронную подпись» — КЭП. Однако допустимыми являются также «неквалифицированная электронная подпись» (НЭП) и «простая электронная подпись» (ПЭП). Старый закон ФЗ-1 «О электронно-цифровой подписи» с 1 июля этого года будет признан утратившим силу, и до этого времени нужно как минимум привести документацию на СЭД в соответствие с новой терминологией.
На практике КЭП в основном используется для придания юридической силы электронным документам, которыми обмениваются с государственными органами; НЭП можно использовать для межкорпоративного общения, для чего контрагентам достаточно соглсовать некоторые общие правила электронного обмена и реализовать поддержку соответствующих форматов сообщений; ПЭП, как наиболее простую в эксплуатации электронную форму аутентификации, можно использовать во внутрикорпоративном документообороте для фиксации авторства правок документов. Это может потребоваться как для внутренних расследований, так и для представления информации в суде.
Поскольку мы рассматриваем взаимодействие с государством и контрагентами, то не будем подробно описывать применение ПЭП. «Законодательно-нормативная база для многих случаев (как правило, когда дело касается взаимодействия с государственными органами или при межведомственном взаимодействии) требует использования квалифицированной или, реже, неквалифицированной электронной подписи, — поясняет Храмцовская. — Но хватает и ситуаций, когда усиленные электронные подписи не используются – особенно во взаимоотношениях, регулируемых Гражданским кодексом, где стороны сами могут договориться о формах документооборота".
Сейчас в России уже работают компании, которые предлагают услуги по организации электронного взаимодействия как с государственными органами (их называют операторы отчетности, поскольку они в основном занимаются передачей электронных документов в государственные органы), так и с контрагентами (операторы СЭД) с помощью единой платформы. Такие операторы поставляют своим клиентам решения под ключ, которые содержат набор необходимой документации и технических средств, позволяющих достаточно быстро организовать электронный обмен между своими клиентами и государством (см. «Как подключиться к оператору СЭД»). Операторы электронного документооборота обеспечивают юридическую силу передаваемым в их системах документам, отстаивают интересы клиентов в суде.
НЭП в документообороте
«Часто организация мотивирует свое нежелание переходить на СЭД тем, что у ее контрагентов нет возможности работать с электронными документами, — с сожалением отмечает Николай Друкман, менеджер проекта «Диадок» компании СКБ «Контур». — Для того чтобы этот миф развеять, мы действуем в различных направлениях: например, работая в «Диадоке», клиент может загрузить файл с ИНН/КПП ваших контрагентов и мгновенно увидеть, кто уже работает в системе, а у кого есть только техническая возможность. Можно направить контрагентам приглашение о переходе на электронное взаимодействие, а можно попросить об этом оператора. Опыт показывает, что, используя ресурсы оператора, вполне возможно за три месяца перевести на СЭД целую дилерскую сеть крупного автопроизводителя».
Пока двигателем в развитии электронного документооборота являются крупные компании, которые тратят очень много бумаги и средств для взаимодействия со своими партнерами и поставщиками. Именно они на текущий момент заинтересованы в переходе на электронное взаимодействие и готовы отказаться от бумажного документооборота. В частности, Александр Грибановский, главный бухгалтер сети супермаркетов «Билла», рассказал, что его компании приходилось держать специального человека, который должен был целый месяц заниматься тем, что печатать, подписывать и рассылать документы поставщикам — всего за месяц он успевал разослать до 15 тыс. комплектов документов. Когда компания перешла на СЭД, то рассылка по 480 компаниям стала выполняться за несколько минут. Причем у самой сети исходящие документы составляют только 15% документооборота — куда больше «бумаг» присылают им поставщики, и пока только один из них, компания Nestle, согласился перейти на электронную форму взаимодействия.
Другим примером является японский производитель тяжелой техники компания Komatsu, которая давно планировала перейти на электронный документооборот в том числе и из соображений экологии. Было подсчитано, что перевод в электронную форму сэкономит компании до 5 млн руб. Основными статьями экономии были зарплата сотрудникам и расходы на рассылку бумажных документов. Реализация электронного взаимодействия была сделана на основе модуля к системе «1С:Предприятие 8.2», который выпустил сам производитель программного обеспечения для интеграции с СЭД. Компания Komatsu очень быстро внедрила у своих партнеров электронные накладные, счета и счета-фактуры и теперь планирует перевести в электронный вид и другие формы документов.
Среди препятствий на пути внедрения СЭД назваются непривычность использования электронной формы документов, отсутствие убедительной судебной практики и требование вычислять НДС в момент отгрузки, а не в момент доставки. «Основная проблема состоит в том, что мало кто готов принимать документы с электронной подписью, не сопровождаемые бумажным оригиналом, — пояснил Сергей Плаунов, руководитель практики BPM и ECM компании «Крок». — Культура электронного документооборота в России еще не развита настолько, чтобы люди могли доверять электронной подписи так же, как подписи на бумаге. Ситуация может измениться с более широким распространением технологии собственноручной биометрической электронной подписи». В частности, компания готовит решение, позволяющее с помощью планшетного компьютера генерировать подпись под электронным документом, которая соответствовала бы российским законодательным нормам.
Квалифицированная подпись, в соответствии с ФЗ-63, может быть изготовлена только с помощью сертифицированных государством средств и использования сертификатов, выданных аккредитованным удостоверяющим центром. Это удорожает как само решение, так и его дальнейшее обслуживание. В то время как НЭП можно готовить с помощью любых инструментов, об использовании которых для формирования электронной подписи стороны электронного обмена договорились, в том числе и посредством международных решений. В этом случае нужно предусмотреть процедуру экспертной оценки правильности подписи, которую может потребовать провести суд. «Для юридически значимого электронного взаимодействия с другими компаниями даже не нужно обзаводиться электронной подписью, достаточно указать в договорах возможность ведения деловой переписки с использованием, например, электронной почты», — поясняет Храмцовская.
Поэтому в некоторых случаях, возможно, стоит вести общение с государственными органами с помощью выделенного, более дорогого и менее функционального продукта, а для взаимодействия с контрагентами применять более универсальное, масштабируемое и стандартизованное решение. «С одной стороны, применение неквалифицированной усиленной электронной подписи несколько упрощает и удешевляет организационную часть ее внедрения в документооборот, поскольку исключает необходимость привлечения аккредитованного удостоверяющего центра, — пояснил Чугунов. — В то же время такое решение требует создания сервисов, выполняющих функцию удостоверяющего центра, собственными силами».
Проблемы остаются
Несмотря на достаточно широкое использование электронного документооборота между российскими компаниями и государством, до сих пор еще не все этапы жизненного цикла документов можно реализовать в электронной форме. В частности, транспортные накладные на грузы еще очень не скоро можно будет создавать только в электронном виде, поскольку их могут потребовать сотрудники ГИБДД. Их сейчас начинают снабжать мобильной техникой, но вряд ли удастся быстро оснастить всех устройствами, позволяющими проверить корректность электронных документов в полевых условиях.
Кроме того, в связи с ограничением по времени на выданные сертификаты сложно организовать долгосрочное хранение документов. «Из тех проблем, которые вряд ли будут решены в ближайшее время, я бы отметила отсутствие законодательно-нормативного регулирования долговременного хранения электронных документов, — пояснила Храмцовская, — и в первую очередь документов, подписанных ЭЦП/УЭП. Как следствие, изготовление только в электронном виде документов, подлежащих длительному или постоянному хранению, пока что довольно рискованное дело». Поэтому документы, которые по закону требуют долговременного хранения, приходится переводить в бумажный вид. Тем не менее оперативное ведение деловых коммуникаций уже практически не нуждается в использовании бумажных документов, что сокращает для предприятий и государственных органов расходы на их печать, обработку и хранение.
Как подключиться к оператору СЭД
В России уже создается целая индустрия операторов отчетности и электронного взаимодействия. Чтобы подключиться к любому оператору, Николай Друкман, менеджер проекта «Диадок» компании СКБ «Контур», рекомендует выполнить следующие действия.
-
Внести изменения в учетную политику: указать, что документы по определенным хозяйственным операциям и с определенными контрагентами будут составляться, подписываться и передаваться в электронном виде — для этого придется подписать соответствующее соглашение с контрагентами.
-
Выбрать оператора отчетности или СЭД, определиться с условиями работы и заключить с ним лицензионный договор.
-
Купить уполномоченным лицам сертификаты электронных подписей. В случае если в организации уполномоченное лицо действует по доверенности, необходимо подготовить доверенность для подписания электронных документов электронной подписью. Доверенность на передачу права подписи составляется так же, как и для бумажных документов, но желательно будет указать помимо имени доверенного лица еще и номер сертификата его электронной подписи.
-
Подготовить рабочие места с выходом в Интернет, купить лицензию на криптобиблиотеку, такую как «Крипто-Про», или другую по требованиям оператора, продумать, как и где будут храниться электронные документы.
-
Если организация намерена осуществлять интеграцию внешней системы с системой межкорпоративного документооборота, необходимо подготовить техническую документацию, продумать решения.
Почему не СЭД?
Компания «Такском» провела исследование причин отказа от электронного документооборота в России. Самая частая причина — нежелание партнеров и отсутствие наработанной судебной практики. Ну и «привычка свыше нам дана».
Причины отказа от внедрения систем электронного документооборота
|
Причина отказа от СЭД |
Доля, % |
|
Нежелание контрагентов |
27 |
|
Отсутствие арбитражной практики |
20 |
|
Привычка |
18 |
|
Увеличение рисков |
15 |
|
Не хватает программных решений |
12 |
|
Отсутствие конкуренции на рынке |
4 |
|
Другое |
4 |
Источник: «Такском», 2013
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)